Jeszcze kilka lat temu o BDO słyszało niewielu. Obecnie świadomość osób prowadzących działalność gospodarczą znacznie wzrosła i to nie tylko wśród dużych przedsiębiorców. Również ci mający jednoosobowe firmy wiedzą, że wpis w BDO jest często konieczny. Czasem problem pojawia się wśród „rynkowych świeżaków”, którzy decydują się na księgowość we własnym zakresie i przy okazji giną pod natłokiem aktów prawnych, corocznych zmian i… obowiązków właśnie. Nie wszyscy odróżniają specyfikę wprowadzania na rynek opakowań, produktów w opakowaniach i związanych z tym powinności. Co ciekawe, wciąż pewne niejasności odnotowywane są również wśród potężnych graczy rynkowych. Dlatego dziś, wraz z ekspertką ZEME wyjaśniamy w najprostszy możliwy sposób kwestie obowiązków związanych z wprowadzaniem produktów w opakowaniach.
Z artykułu możesz się szybko dowiedzieć:
Od czego zacząć? Jakie są dwa podstawowe obowiązki prowadzącego firmę?
Czym się różnią wprowadzane na rynek opakowania od produktów w opakowaniach?
Kim jest wprowadzający produkty w opakowaniach (wraz z przykładami)?
O której ustawie trzeba pamiętać?
Jakich 5 dodatkowych obowiązków wynika z ustawy?
Co radzi ekspertka, aby nie dopuścić do popełniania zaniechań zarówno w małej, jak i dużej firmie?
Warto zapoznać się z poniższą treścią uważnie, śledząc tekst od początku do końca. Artykuł ten powinien rozwiać większość wątpliwości przedsiębiorcy, systematyzując najważniejsze kwestie.
Dwa najważniejsze obowiązki wprowadzającego produkty w opakowaniach
Już na samym wstępie musimy określić dwie sprawy, którymi przedsiębiorca musi zająć się w pierwszej kolejności. Są to:
Uzyskanie wpisu do rejestru BDO. Uiszczenie opłaty rocznej. To nie koniec obowiązków – każdy, kto uważa, że na tych formalnościach i jednej płatności w ciągu roku jego „przygoda z BDO” dobiegła końca, jest w poważnym błędzie. To właśnie w tym miejscu pojawia się najwięcej nieprawidłowości, a co za tym idzie, potencjalnych powodów do nałożenia kar. W tym miejscu nie będziemy się rozpisywać na ten temat, bo o przykrych konsekwencjach pisaliśmy w ramach osobnego artykułu. Fundamentalną kwestią pozostaje to, kim tak naprawdę jest wprowadzający produkty w opakowaniach. Wiele osób mogłoby stwierdzić, że rzecz dotyczy TYLKO dużych zakładów produkcyjnych, wytwarzających i pakujących np. chemię gospodarczą albo żywność. I to jest BŁĄD, ponieważ… cóż, najlepiej będzie sprawdzić na przykładach: Przykład 1: Sklep internetowy – niewielka księgarnia Na początek weźmiemy pod lupę typową, małą działalność e-commerce. Może to być np. niewielka księgarnia internetowa, która pobiera w komis książki od dużych dystrybutorów, a następnie prowadzi sprzedaż za pomocą platformy aukcyjnej, własnej strony oraz mediów społecznościowych. Wysyłane do klientów książki są pakowane w ekologiczne, proste rollboxy (owijki) z automatycznym paskiem klejowym, a na wierzch przyklejana jest papierowa etykieta wysyłkowa. Ta księgarnia wprowadza na rynek produkty w opakowaniach! UWAGA: Na zasadzie analogii można odnieść się tutaj do każdego innego, typowego sklepu internetowego: odzież, rękodzieło, kosmetyki, suplementy etc. Nierzadko produkty te mają już swoje opakowania, ale pakując je do wysyłki, właściciel sklepu internetowego dodaje do nich kolejne. Przykład 2: Mały zakład produkcyjny – kowalstwo artystyczne Niewielki zakład spawalniczy działa na rynku lokalnym, oferując przygotowanie ogrodzeń i elementów stalowych, wraz z późniejszym dostarczeniem ich do klienta w zasięgu do 100 kilometrów. Celem zabezpieczenia na czas transportu, właściciel zakładu owija gotowe elementy folią stretch oraz odgradza od siebie, stosując styropianowe lub kartonowe elementy stabilizujące. Ten zakład również wprowadza na rynek produkty w opakowaniach! UWAGA: Ta sama zasada tyczy się np. stolarni wytwarzającej meble, które później odbierane są przez firmę kurierską, jak również wielu innych niewielkich działalności nastawionych na produkcję lokalną i ogólnopolską, pakujących swoje wytwory lub stosujących tego typu formę ochrony przed uszkodzeniem. Przykład 3: Import chemii z Niemiec – firma handlowa Pewna firma z magazynem w Szczecinie, wykorzystując swoje strategiczne położenie i logistyczne atuty, sprowadza z Niemiec w ilościach hurtowych chemię przeznaczoną dla gospodarstw domowych. Chemia ta dostarczana jest na paletach, w kartonowych opakowaniach zbiorczych. Całość jest jedynie magazynowana w Szczecinie, skąd (bez zmiany opakowań) trafia do sklepów na terenie województwa. W tym przypadku firma handlowa dokonuje importu chemii w opakowaniach na krajowy rynek, a następnie staje się wprowadzającym produkty w opakowaniach na polski rynek. Pozostaje nam do wyjaśnienia jeszcze jedna różnica, która ma znaczący wpływ na zakres obowiązków przedsiębiorcy. Trzeba bowiem wyróżnić: Podmiot wprowadzający opakowania na rynek, Podmiot wprowadzający produkty w opakowaniach. Jak nietrudno się domyślić, ta pierwsza sytuacja będzie miała miejsce, kiedy mamy do czynienia z faktycznym producentem lub importerem opakowań. Przykładowo, będzie to firma, która: sama zajmuje się produkcją opakowań, kupuje opakowania na terenie UE i sprzedaje je w Polsce, sprzedaje opakowania w kraju. Najprostszym rozróżnieniem będzie więc stwierdzenie, że wprowadzający opakowania zajmuje się sprzedażą pustych (samych) opakowań, a produkty w opakowaniach – ktoś, kto w dowolne opakowanie pakuje swoje produkty. UWAGA: W tym momencie trzeba pochylić się jeszcze nad problematyką tego, czym jest opakowanie. Dla wielu będzie to po prostu karton, plastikowe pudełko, albo folia. Jednak ta definicja jest dużo szersza – nawet zwykła etykieta wysyłkowa jest wg przepisów opakowaniem! Najbardziej drobiazgowo temat zazwyczaj jest w stanie wyczerpać lektura odpowiedniego aktu prawnego. W tym przypadku będzie to ustawa z dnia 13 czerwca 2013 r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi (t.j. Dz. U. 2023 r. poz. 160). Ostatnia zmiana (stan na maj 2023) miała miejsce pierwszego stycznia 2022. Temat jest jednak bardzo gorący i wymaga kolejnych wdrożeń i dostosowywania do realiów rynkowych, więc można spodziewać się kolejnych aktów prawnych. Więcej na ten temat wspominamy w osobnym wpisie, zawierającym nasze przewidywania na 2023 rok. Mając wyjaśnione podstawy, przechodzimy do najważniejszych kwestii, czyli tytułowych obowiązków. O dwóch już wspomnieliśmy – był to wpis do rejestru BDO i powiązana z nim opłata rejestrowa – czas na kolejnych pięć. Każdy aktywnie eksplorujący obszary związane z BDO powinien zaprzyjaźnić się z arkuszem excela, zawierającym miesięczne ilości wprowadzanych opakowań, a właściwie dokładne liczby związane z ich masą. Jest to zadanie bardzo ważne, bo od tego, jaka jest sumaryczna waga opakowań wprowadzonych na rynek, będzie zależał dalszy zakres obowiązków. Ewidencjonowanie trzeba przeprowadzać na bieżąco, a dokumentację z tym związaną przechowywać przez 5 lat. UWAGA: Nie ma obowiązku prowadzenia elektronicznego archiwum. Do ewentualnej kontroli można przedstawić ewidencję papierową. Jeśli do tej pory cały proceder kojarzył się jedynie z „bezsensowną papierologią”, to na tym etapie przybiera on nowego wymiaru, niesamowicie praktycznego i powiązanego z faktycznymi zadaniami dotyczącymi recyklingu opakowań. Wprowadzający ma do wyboru dwie drogi: zapewnić recykling wprowadzonych opakowań, albo uiścić opłatę produktową. W praktyce jedno i drugie wiąże się niestety z… kosztami. Jak bowiem sklep z odzieżą, wysyłający dziennie paczki do setek klientów, ma zapewnić odbiór zużytych opakowań od każdego z nich? Można tym samym sprawę uprościć: podliczyć rodzaje i masy poszczególnych opakowań, a następnie dokonać opłaty produktowej – niestety niemałej. Jest też druga opcja, czyli zlecenie tych obowiązków organizacji z zewnątrz, specjalizującej się w tego typu operacjach. Może to przypominać – na zasadzie bardzo luźnego porównania – handel długami, gdzie firmy za określone stawki sprzedają swoich dłużników kolejnym podmiotom. Takie przekazanie obowiązku recyklingu zewnętrznej organizacji jest najczęściej o wiele korzystniejsze, niż płacenie opłaty produktowej. UWAGA: Jest pewien limit, o którym warto pamiętać: jeśli w danym roku masa wprowadzonych opakowań (patrz punkt pierwszy) nie przekroczyła jednej tony, to można ubiegać się o zwolnienie z obowiązków dotyczących recyklingu. Dzieje się tak na drodze złożenia wniosku o wsparcie de minimis (tym samym trzeba pamiętać o limitach wsparcia, jeśli ktoś już korzystał z takiej formy pomocy, np. przy zakładaniu działalności). Jest to zatem znacząca ulga dla mikroprzedsiębiorców! Jeśli otrzymaliśmy na drodze rejestracji numer BDO, to od tej pory musimy się nim posługiwać. Każdy wystawiony przez nas dokument sprzedaży powinien go zawierać, a za braki z tym związane, jest oczywiście przewidziana kara zaczynająca się od 1000 zł. Na szczęście można go łatwo zaimplementować do faktur, poprzez odpowiednie funkcje w systemach księgowych. UWAGA: Numer BDO musi znajdować się tylko na tych dokumentach, które dotyczą wprowadzania produktów w opakowaniach na rynek. Jeśli zatem wykonujemy np. jakąś usługę niezwiązaną z tym procederem, umieszczanie numeru BDO nie jest wymagane. Ważną datą, o której trzeba pamiętać, jest 15 marca. To termin ostateczny złożenia rocznego sprawozdania, zapisywanego bezpośrednio w bazie BDO. Taki obowiązek dotyczy wszystkich – zarówno tych, którzy są zwolnieni z opłaty produktowej, jak i duże przedsiębiorstwa wprowadzające wiele ton opakowań. UWAGA: Nie ma możliwości dostarczenia sprawozdania w postaci papierowej, nawet jeśli w tej formie prowadzimy ewidencję opisaną w punkcie pierwszym. Wszystko dzieje się w pełni online, poprzez logowanie do systemu BDO. Chociaż rejestr zazwyczaj nie ma większych problemów z infrastrukturą IT, to jednak nie zalecamy zostawiania generowania sprawozdania na ostatni moment. Dochodzimy do ostatniego z głównych obowiązków. Jest nim prowadzenie akcji mających na celu edukowanie ludzi w sprawach związanych z odzyskiem opakowań. Jest to kolejna – po opłacie produktowej – forma zadośćuczynienia za to, że jako firma generujemy na rynku obrót opakowaniami. Kampanię można zrealizować po linii najmniejszego oporu, wpłacając kwotę na wyznaczony rachunek właściwego urzędu marszałkowskiego, albo za pomocą organizacji prowadzących działania edukacyjne. Trzeba pamiętać o tym, aby przeznaczyć na ten cel minimum (można więcej) 2% wartości wprowadzonych na rynek opakowań (netto). Wykonanie tego obowiązku raportuje się w sprawozdaniu rocznym. UWAGA: Również w tym przypadku jest przewidziane zwolnienie. Ustawodawca ponownie mówi o 1 Mg (jednej tonie) rocznego limitu opakowań, a stawka pomocy de minimis obejmuje wspomniane 2% netto wartości opakowań. Na podstawie dziesiątek case study i ciągłej pracy z klientami, eksperci ZEME dysponują zarówno szerokim wachlarzem doświadczeń, jak i jeszcze lepszym systemem wdrożeń. Błędy, pomyłki, wpadki – one mogą przydarzyć się każdemu przedsiębiorcy. Zarówno takiemu, który w jednoosobowej działalności gospodarczej wziął zbyt wiele tematów prawno-podatkowych na swoje barki, jak i w przypadku tych, którzy prowadząc wielkie korporacje, mają do dyspozycji odpowiednie działy wewnątrz firmy. Tym razem Anna Michalska-Gawin, Environment Manager w firmie ZEME, odpowiada na dwa pytania: Załóżmy scenariusz, w którym omówimy przypadek niewielkiej firmy, sklepu internetowego. Właściciel wie, że trzeba się wpisać do BDO, a do końca lutego płacić 100 zł opłaty rocznej. Wprowadził też numer rejestrowy BDO do swoich faktur w systemie, zatem i tutaj pozostaje „czysty”. Gdzie w takim przypadku właściciele JDG „wysypują się” i – najczęściej nieświadomie – popełniają zaniechania w obowiązkach? To jest bardzo optymistyczny scenariusz, ponieważ multum sklepów internetowych wciąż nie złożyło nawet wniosku o wpis do BDO, pomimo że są wprowadzającym produkty w opakowaniach. Ale wracając do optymistycznego scenariusza, tego typu firmy często same biorą sprawy w swoje ręce i tu niestety nierzadko można popełnić podstawowe błędy, głównie z przyczyn braku czasu na śledzenie zmian w przepisach. Najczęstsze omyłki dotyczą sprawozdań: np. błędne określenie podmiotu składającego sprawozdanie, nieprawidłowa informacja o masie opakowań, w którym zostały wprowadzone produkty, wskazanie masy odpadów opakowaniowych poddanych recyklingowi, bez posiadania potwierdzenia tego faktu na DPR, wypełnienie niewłaściwych działów i tabel (np. większość sklepów internetowych wysyła produkty do innych państw i zapomina wypełnić tabelę 3 w Dziale II, a uwzględnia te dane tabeli 5.1, co w konsekwencji przekłada się na wyższą opłatę produktową ze względu na większą masę). Inne błędy to nieobliczona lub niewłaściwe obliczona opłata produktowa, mylne wskazanie masy stanowiącej podstawę obliczenia opłaty produktowe (tu często dochodzi do pomyłek w jednostkach), nieobliczona lub niewłaściwie obliczona opłata na publiczne kampanie edukacyjne czy też złożenie sprawozdania niezgodnego ze wpisem w rejestrze. ZEME najwięcej doświadczenia ma z klientami sieciowymi, większymi przedsiębiorstwami, dużymi korporacjami. Prowadzone są tam wnikliwe audyty, a firmy mają nierzadko bardzo precyzyjne wdrożenia wskazane od samego początku przez zarząd. Jednak i w takich przypadkach często zdarza się, że pojawiają się przestrzenie „poza kontrolą”, gdzie czynnik ludzki odgrywa znaczącą rolę. O jakich obowiązkach zapominają najwięksi w swoich branżach? W przypadku sporych przedsiębiorstw wydawałoby się, że wszystko jest w jak najlepszym porządku, bo przecież jest sztab ludzi zajmujących się kwestiami środowiskowymi w danej firmie. Ponadto w przypadku „dużych graczy” najczęściej obowiązki związane z opakowaniami, przejmuje organizacja odzysku. Aby jednak mogła ona zrobić to prawidłowo, należy przekazać jej właściwe dane. I tu dość częstym zjawiskiem jest zapominanie o uwzględnieniu gadżetów reklamowych z własnym logo. Jeśli firma zleca wytworzenie produktów w opakowaniach, które następnie pod własnym oznaczeniem (logiem) wręcza lub sprzedaje swoim klientom, to w takim przypadku nie producent produktów zapakowanych w opakowania, ale zlecający ich produkcję powinien rozliczyć opakowania tych produktów. Podobnie jest w przypadku, jeśli firma kupuje opakowanie, do którego pakuje produkty reklamowe, i w tym opakowaniu udostępnia je klientom, jest traktowana w świetle przepisów jako wprowadzający produkty w opakowaniach, który zapakował produkty wytworzone przez innego przedsiębiorcę i wprowadzającego je do obrotu. Czy to koniec obowiązków? Powyższe są znane od dawna, ale można z całą pewnością przypuszczać, że w tym zakresie będą zachodziły jeszcze zmiany w nadchodzących latach. Jeśli prowadzisz firmę, która potrzebuje kompleksowego doradztwa i wdrożeń nie tylko w kontekście BDO, ale i innych tematów związanych z odpadami – skontaktuj się z ZEME!
Najlepsza wiadomość jest taka, że rejestr i system BDO funkcjonuje w całości w przestrzeni cyfrowej. Nie trzeba zatem wypełniać żadnych papierowych druczków, a całość formalności dopełnimy z poziomu rządowej strony internetowej. Pomocny okaże się ten adres internetowy, a jedyne, o czym należy pamiętać, to termin: rejestracji trzeba dokonać przed rozpoczęciem działalności, a jeśli jeszcze tego nie zrobiliśmy – zająć się tym niezwłocznie.
Przesadnym optymistą byłby ten, kto stwierdziłby, że powinności skończą się na wypełnieniu wniosku. Już na etapie jego składania trzeba mieć przygotowane w pogotowiu na opłatę rejestrową wolne 100 zł (w przypadku mikroprzedsiębiorców) lub też 300 zł (pozostali przedsiębiorcy). Kwoty te dotyczą m.in. (lecz nie tylko) wprowadzających na terytorium kraju produkty w opakowaniach, czyli całą główną grupę docelową w artykule.
Po czym poznać, że na rynek są wprowadzane produkty w opakowaniach?
Czym zatem jest wprowadzanie opakowań (nie produktów w opakowaniach) na rynek?
Ta ustawa i rozporządzenia z nią związane powinny cię zainteresować
Najważniejsza kwestia: oto 5 obowiązków związanych z BDO, o których nie można zapomnieć!
Po pierwsze: liczymy masę wprowadzonych opakowań
Po drugie: osiągnięcie odpowiednich poziomów recyklingu
Po trzecie: numer BDO na dokumentach
Po czwarte: roczne sprawozdanie
Po piąte: kampanie edukacyjne
Komentarz ekspertki. Pytamy o pułapki dla małych i dużych przedsiębiorców
