Każdy z nas szuka możliwie najszybszych rozwiązań. Często określamy je także mianem optymalnych – to nic złego, że staramy się szanować swój czas i maksymalizować korzyści płynące z roboczogodzin. Czasem taki zabieg daje nam też dodatkową chwilę na regenerację, a i ten aspekt jest przecież niesamowicie istotny. Jednak pojawia się też kilka sytuacji, w których celowe pominięcie, a wręcz zaniechanie określonych czynności, może być katastrofalne w skutkach.
W tym przypadku mowa o wyraźnych wytycznych prawnych związanych z rejestrem BDO – pewnych działań w dokumentacji związanej z ewidencją po prostu nie można pomijać. Niestety, może zdarzyć się, że w wyniku braku komunikacji i odpowiedniego nadzoru, pracownik obierze niebezpieczny szlak „na skróty”. Przyjrzyjmy się zatem możliwym scenariuszom i sposobom radzenia sobie z takimi sytuacjami.
W tym artykule sprawdzamy: wysokość kar oraz typowe błędy popełniane przy prowadzeniu KPO, czy brak umiejętności to odpowiednia wymówka dla pracownika, jak dużą rolę odgrywa komunikacja pomiędzy centralą a oddziałami, a także sugerujemy gotowe, kompleksowe rozwiązanie, pozwalające na wdrożenie nadzoru i uzupełnienia luk w dotychczasowych rozwiązaniach.
Kary administracyjne za nieprawidłowe ewidencjonowanie Zacznijmy od najbardziej przykrych wiadomości: każdy podmiot, który od 23 września 2021 roku zostanie przyłapany na nieprawidłowościach – lub co gorsza, całkowitym pominięciu konieczności zgłoszenia do BDO – może zostać ukarany administracyjną karą pieniężną. Ta wynosi od 1000, aż do 1 000 000 zł. Przed wcześniej wskazaną datą widełki były znacznie łagodniejsze, bo była to przede wszystkim grzywna nakładana na konkretnego pracownika w procesie mandatowym i mogła zamknąć się maksymalnie w 5000 zł. Nowelizacja jednak zmieniła sporo i teraz tym bardziej warto mieć się na baczności podczas planowania działań w zakresie gospodarowania odpadami. Za co można dostać karę w przypadku niedociągnięć wynikających z działań pracowników? Między innymi są to:
- nieprowadzenie ewidencji odpadów,
- zaniechania sprawiają,
- że wpisy są niezgodne ze stanem rzeczywistym,
- problemy z terminowością w prowadzeniu rejestru,
- wybiórcze traktowanie obowiązków związanych z BDO.
Dlatego korzystając z okazji, trzeba przypomnieć, że prowadzenie KEO, czyli karty ewidencji odpadów na jeden rok kalendarzowy, jest obowiązkowe dla każdego miejsca oraz rodzaju odpadu (z osobna). W praktyce oznacza to, że oddziały danej firmy same muszą zadbać o to, aby ewidencjonowały odrębnie dla każdego miejsca prowadzenia działalności, np. poprzez wpisy KPO.
Najwięcej nieprawidłowości można wyeliminować poprzez skuteczne szkolenia. Na wstępie poniekąd sugerowaliśmy, że błędy w KPO i KEO mogą wynikać z różnych zaniedbań, a wina będzie leżeć prawdopodobnie po stronie pracownika. Jednak przy okazji warto zwrócić uwagę, że źródłem niekoniecznie musi być lenistwo lub złośliwość, ale przede wszystkim… brak wiedzy. Z naszych obserwacji wynika, że pracownicy, którym powierza się zadania związane z odpadami, nierzadko zadają podstawowe pytania, wykazując niepewność, niezrozumienie tematu lub luki w zdolnościach, w tym szczególnie związanych z obsługą systemu BDO.
Oto kilka przykładów stwierdzeń, które możemy usłyszeć od swoich pracowników:
Nie mam odpowiednich uprawnień, aby wystawić tego typu dokument.
Oczywiście pracownik musi uzyskać uprawniania użytkownika do usługi oraz zgodę zarządu firmy (pełnomocnictwo) do prowadzenia ewidencji, ale już samo wystawianie dokumentu KPO nie wiąże się koniecznością podpisywania go przez kogoś z kierownictwa firmy. Obawa o to, że „nie jest się osobą upoważnioną do wystawienia KPO”, jest typowym przykładem zawirowań w procesie nadawania uprawnień oraz pewnych braków na etapie szkolenia.
Nie znalazłem nigdzie formularza KPO wśród dokumentów na biurku.
Nic dziwnego, ponieważ od dłuższego czasu system z wersji papierowej przeszedł całkowicie w tryb wygodnego oprogramowania online. Mimo to, część pracowników wciąż jest zdziwiona, że podczas przekazywania odpadów nie wystarczy odręczne „wypisanie kwitu”, który później zostanie przekazany do innego miejsca prowadzenia działalności lub odrębnego podmiotu.
Nie jestem w stanie poradzić sobie z wprowadzaniem kodów odpadów, nie znam się na tym.
To istotny problem, ponieważ stworzenie nowej karty przekazania odpadów wiąże się z pewnymi umiejętnościami. Pierwszą z nich jest poruszanie się w interfejsie BDO, a drugą – właściwe uzupełnienie wszystkich rubryk. Z naszego doświadczenia wynika, że taki termin jak umiejętność doboru kodu odpadu, wskazanie numeru certyfikatu, czy pojęcie “odpad ex” może stanowić spory kłopot, szczególnie dla nowo zatrudnionych pracowników.
To osoba wykonująca transport powinien przekazać mi wszystkie dokumenty od przyjmującego.
Takie wytłumaczenie również jest często spotykane, szczególnie w momentach, w których odpowiedzialność za działania w obrębie lokalnego ewidencjonowania w BDO spada na pracowników, którzy do tej pory wykonywali pracę o innym charakterze (w szczególności wtedy, gdy nie mają kontaktu z zadaniami biurowymi). Niestety nie jest to takie proste, ponieważ za wystawienie dokumentu KPO jest odpowiedzialny podmiot przekazujący.
Sytuacje takie jak powyższe moglibyśmy na potrzeby tego artykułu mnożyć aż do listy, która zawierałaby kilkadziesiąt punktów. Jednak przekaz płynący z tych przykładów jest niezwykle prosty: większość problemów można załatwić stosunkowo szybkim, jednodniowym szkoleniem, przeprowadzonym wśród wszystkich pracowników biorących odpowiedzialność za działania w obrębie przekazywania odpadów. Najlepiej w ten sposób naświetlić sytuację osobno w każdym z oddziałów firmy, jak również w centrali, dostosowując poziom szkolenia do zadań jednostki. Przy okazji warto też poświęcić czas, odpowiadając na indywidualne pytania. Często winna jest zła komunikacja pomiędzy oddziałami a centralą firmy Praca nad tym, aby odpowiednio zaktywizować pracowników całej sieci, a szczególnie usprawnić ścieżki komunikacji pomiędzy oddziałem a centralą, to niezwykle wymagające zadanie. Pomocna może być organizowana okresowo integracja, częstym rozwiązaniem jest też wizytowanie jednostek terenowych przez pracowników centrali. Niezmiernie ważne pozostaje również dbanie o dobrą atmosferę wśród ludzi – ale to rzecz na zupełnie inny poradnik.
Skupmy się na temacie odpadów.
Największym wyzwaniem pozostaje uchwycenie tego, co faktycznie dzieje się lokalnie z transportami i zestawienie tego z dokumentami KPO w systemie. Pamiętajmy, że w tym przypadku stajemy w obliczu szeregu trudnych wyzwań logistycznych. Dotyczą one gromadzenia odpadu w magazynie, właściwego rozplanowania transportów oraz – co dla nas niezmiernie istotne w kontekście problemów poruszanych w artykule – terminowego przygotowania dokumentów. Niestety, bez ustalonego elementu nadzoru i kontroli, nierzadko dochodzi do różnych nadużyć. Dlatego rolą centrali jest zarówno dostarczanie narzędzi, jak i kontrola nad ich prawidłowym wykorzystywaniem. Często właśnie na tym polu powoli i nieświadomie budowana jest luka komunikacyjna – co istotne, można ją w każdym momencie zniwelować poprzez zaangażowanie pracowników w raportowanie oraz nadzór. Jest też jeszcze jeden sposób: aby przenieść moce przerobowe na inne zadania, można skorzystać z outsourcingu i z pomocą zaufanego partnera w jednej chwili zlikwidować wszystkie niedociągnięcia.
Musisz wdrożyć BDO?
Chcesz przeszkolić pracowników?
Potrzebujesz szybkiego audytu dla bieżącej działalności?
Aby w sposób przystępny przekazać wiedzę pracownikom, potrzebny jest doświadczony nauczyciel. Jednak jego umiejętności nie mają mieć jedynie znamion czysto pedagogicznych – sekret tkwi w tym, że najlepszymi wynikami mogą pochwalić się ci, którzy poznali już szereg problemów, nieprawidłowości i postaw pracowniczych w innych firmach. ZEME dysponuje takim właśnie personelem, gotowym w każdej chwili pojechać w każde miejsce w Polsce, jak również zebrać słuchaczy w ramach szkolenia online. Wykrycie nieprawidłowości związanych z funkcjonowaniem BDO w obrębie dużego podmiotu nierzadko wiąże się z koniecznością przeprowadzenia konsultacji prawnych. ZEME współpracuje ze specjalistami-prawnikami, którzy mają ogromną i stale aktualizowaną wiedzę związaną z wszelkimi rodzajami odpadów i ich obsługą w zakresie formalnym. Oprócz szkolenia i audytu ZEME oferuje także kompleksowe doradztwo, znacząco wychodzące poza ramy uniwersalnych planów i sztywno zestawionych reguł.
Doskonale wiemy, że każda firma ma zupełnie inny system działania oraz odmienne wyzwania – chociażby logistyczne – przed sobą. Naszą rolą jest nie tylko drobne wsparcie, ale przede wszystkim czynne działanie w imieniu partnerów, dokładnie tak, aby w konsekwencji utrzymać nie tylko porządek w dokumentacji, ale też wskazywać szanse dla przedsiębiorstwa i zoptymalizować współprace zewnętrzne. Czy BDO jest tworem, który pozostaje realnym zagrożeniem dla twojej firmy? Jeśli choćby cień takiej myśli przeszedł ci przez głowę, skontaktuj się z nami. Nierzadko wspólne przepracowanie problemów z KPO i KEO i komunikacji na linii centrala-oddziały, daje niemal natychmiastowe skutki. Inwestując w szkolenia i zwracając baczną uwagę na dokumentację, zyskać można nie tylko większy spokój, ale też większą pewność siebie wśród załogi, jak również lepszą bazę pod ewentualne zmiany prawne w niedalekiej przyszłości.
