Zakończony niedawno rok 2022 dostarczył nam wielu ciekawych informacji dotyczących styku handlu (a w szczególności dużych sieci handlowych) z branżą odpadową. Wnioski są dość jasne – zmieniające się przepisy i konieczność wprowadzania kolejnych regulacji w firmach to wciąż spora trudność dla przedsiębiorców. Efektem wzmożonych kontroli było wykrycie szeregu nieprawidłowości, które w większości wiązały się z możliwością, a nawet koniecznością nałożenia kary. Zebraliśmy osiem różnych czynników, przypadków i sytuacji z poprzedniego roku, aby tym samym przestrzec właścicieli biznesów przed niewłaściwym postępowaniem w kontekście gospodarowania odpadami. Zapraszamy do lektury!
1. Wciąż sporym problemem jest… brak rejestracji w BDO
O trudnych kwestiach związanych z uzyskaniem konkretnych pozwoleń przez przedsiębiorców pisaliśmy w tym artykule. Zdecydowanie warto się z nim zapoznać, również mając na uwadze budowanie strategii i wdrożeń dotyczących gospodarowania odpadami pod względem formalnym i kadrowym – w treści umieściliśmy kilka praktycznych porad. Jednak to, o czym tym razem wspominamy na samym wstępie, jest dość podstawowym błędem, który może sporo kosztować: brak zgłoszenia firmy do BDO (pomimo takiej konieczności) to wciąż częsta praktyka.
Na szczęście sytuacja ta ulega powolnej zmianie, ale dla zasady przypominamy: Wprowadzasz na rynek krajowy przedmioty w opakowaniach? Wprowadzasz sprzęty elektroniczne i elektryczne, baterie, pojazdy, akumulatory i baterie, smary lub oleje, opony? Jesteś producentem lub importerem, jak również wewnątrzwspólnotowym nabywcą opakowań? Wytwarzasz opady, ewidencjonujesz je? Jeśli na którekolwiek pytanie odpowiadasz twierdząco – niezależnie od wielkości biznesu, który prowadzisz, bo rzecz tyczy się nawet małych sklepów internetowych – musisz zarejestrować się BDO, dokonać opłat i zapoznać z przepisami dotyczącymi ewidencjonowania w tym systemie. Gdy już twoje przedsiębiorstwo funkcjonuje w ramach obowiązków związanych z BDO, nie można zapominać o terminowym prowadzeniu dokumentacji. Obserwujemy w trakcie audytów, że osoby obsługujące rejestr nierzadko dość luźno podchodzą do zadań związanych z wprowadzaniem kart, jak również nierzetelnemu poddawaniu ich korekcie w razie potrzeby. W ten sposób bardzo szybko można zbudować spory bałagan w ewidencji, co prowadzi najczęściej do uchybień w zakresie sprawozdawczości. Dlatego najlepszym sposobem pozostaje sumienność, wypracowana już na samym wstępie „przygody” z BDO. Nie ukrywamy, że kluczowym tematem pozostaje odpowiednie przeszkolenie własne lub pracowników. W tym zakresie w ZEME prowadzimy szereg kompleksowych działań edukacyjnych, zarówno dla początkujących, jak i tych, którzy już odnotowali pierwsze kłopoty z terminowością. Chcesz wiedzieć więcej? Zapraszamy do kontaktu z nami! Już samo wytwarzanie w firmie odpadów klasyfikowanych jako niebezpieczne powinno u przedsiębiorcy skutkować większą czujnością i dbałością o poprawne procedury. Dlaczego? Bo podmioty takie zdecydowanie częściej są poddawane drobiazgowym kontrolom, a wszelkie uchybienia skutkują nałożeniem dotkliwych kar. Trzeba pamiętać, że: odpady niebezpieczne powinny zostać oznaczone za pomocą właściwych etykiet, nie należy mieszać różnych rodzajów odpadów (np. niebezpiecznych z innymi), oczywiście w tym celu dla odpadów niebezpiecznych należy wytyczyć i oznaczyć odpowiednią strefę (wymagania wynikające z rozporządzenia Ministra Klimatu z 11 września 2020 w sprawie szczegółowych wymagań dla magazynowania odpadów), i wreszcie odpady niebezpieczne należy przekazać do podmiotów zajmujących się ich odzyskiem lub ostatecznym unieszkodliwieniem (art. 27 ust. 3b ustawy o odpadach). Wytwarzając odpady niebezpieczne i przekraczając limity zwolnień z ich ewidencjonowania, należy wziąć pod uwagę konieczność wprowadzenia i organizowania częstszych kontroli wewnętrznych (na własną rękę lub z udziałem audytu zewnętrznego, np. realizowanego przez specjalistów ZEME), celem eliminowania ewentualnych błędów proceduralnych i logistycznych. Przypominamy, że w pewnych sytuacjach należy uzyskać pozwolenie na wytwarzanie odpadów: powyżej tony rocznie w przypadku odpadów niebezpiecznych, w przypadku innych odpadów powyżej 5000 ton w ciągu roku. Dość istotne w tym kontekście pozostaje to, że pozwolenia dotyczą tylko i wyłącznie eksploatacji instalacji, a nie prowadzenia działań typowo sprzedażowych. Zatem w przypadku sieci handlowych, nie zawsze pojawia się konieczność uzyskania pozwolenia. Nie zmienia to oczywiście faktu, iż trzeba sumiennie prowadzić ewidencję. Co ciekawe, również w temacie odbiorców należy stosować zasadę ograniczonego zaufania. Nasi eksperci zwracają często uwagę na to, żeby sprawdzić, jakie kody odpadów mają w rejestrze BDO (dział VII) wpisani transportujący nasze odpady. To istotne, aby pokrywały się one w pełni z odpadami, które są odbierane od nas. Dla uzyskania pewności co do uprawnień odbiorcy odpadów, pojawia się też potrzeba pobrania kopii decyzji administracyjnej w zakresie gospodarki odpadami odbiorcy. Będzie to np. decyzja dotycząca zbierania lub przetwarzania odpadów, w którym to dokumencie określony jest termin ważności oraz ilości i rodzaje kodów odpadów, którymi podmiot może gospodarować. O tym także przedsiębiorcy w pośpiechu zapominają, tworząc nieświadomie braki formalne w ewidencji, a w tym przypadku mamy doczynienia z jednym z najczęstszych pytań zadawanych przez inspektorów WIOŚ podczas kontroli. Czy przedsiębiorcy pamiętają o KEO? Jak już wielokrotnie sprawdziliśmy, zdarza się, że w ewidencjach brakuje nawet dokumentów KPO. Tymczasem w systemie BDO są dostępne jeszcze inne karty ewidencyjne, a jedną z nich jest Karta Ewidencji Odpadów. To dokument istotny dla trzech rodzajów podmiotów: zbierających, przetwarzających oraz wytwarzających odpady. W KEO zawarte są informacje między innymi na temat rodzaju i kodu odpadu, jak również czynności, jakimi obejmuje go dany podmiot (np. wytwórca). Co istotne, KEO musi być tworzone na bieżąco, bo to właśnie od niego WIOŚ zaczyna kontrolę. Przypomnijmy, że KEO pokazuje całoroczny obraz działań w zakresie danego rodzaju odpadu tj. jego bilans: ile wytworzyliśmy danego kodu w ciągu roku, jak dużo przekazaliśmy oraz przetworzyliśmy, a także czy jakaś ilość pozostała nam z poprzedniego roku. to powala nam i kontrolującemu porównać stan magazynowy danego rodzaju odpadu pomiędzy ewidencją w BDO, a stanem faktycznym. Jeśli tworzenie KEO jest konieczne, to jego brak już wielokrotnie spowodował nałożenie kar na przedsiębiorców – takie sytuacje powtarzały się w roku 2022. Zarejestrowałeś się w BDO, a po mniej więcej miesiącu został nadany unikalny numer. Co dalej? To oznaczenie nie jest tylko „do wiadomości własnej” oraz komunikacji urzędowej – trzeba zacząć się nim posługiwać na szerszą skalę. Niestety wiele firm (szczególnie mniejszych, chociaż nie jest to regułą) zapomina o tym, że numer rejestrowy BDO musi znaleźć się np. na fakturach, paragonach i umowach kupna-sprzedaży. Jakich? Tych, które dotyczą prowadzonej działalności kwalifikującej się do wpisu do BDO. Nasza rada: obecnie każdy program księgowy ma możliwość dopisania numeru BDO do szablonu faktury. Niestety nie zawsze opcje te są widoczne „na wierzchu”. Co istotne, raz wprowadzony numer będzie pojawiał się stale i nie trzeba będzie go dopisywać ręcznie, np. w polu uwag. Na koniec umieszczamy jeszcze istotne przypomnienie: w ciągu roku należy pilnować limitów kwalifikujących podmiot do zwolnienia z prowadzenia ewidencji w ramach BDO. Takie zwolnienie jest pewnym ułatwieniem, ale kwestia ta dotyczy najczęściej tylko niewielkich firm, a nie największych graczy na rynku. Tym, na co warto zwrócić szczególną uwagę, są kategorie odpadów, ponieważ w zależności od rodzaju (np. tworzywo sztuczne, drewno lub baterie itp.) ustawodawca przewidział inne limity zwolnień dla wytwórców odpadów. Dla papieru będzie to przykładowo do 500 kg rocznie, a już w przypadku opakowań tekstylnych – 200 kg. Co ciekawe, pewne delikatne limity zostały również ustalone dla odpadów niebezpiecznych. Pamiętaj: po przekroczeniu tych wartości, musisz uzyskać wpis do BDO*. *Dokument regulujący: Dz.U. 2019 poz. 2531, Rozporządzenie Ministra Klimatu z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie rodzajów odpadów i ilości odpadów, dla których nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji odpadów.2. Prowadzenie ewidencji wymaga terminowości, to konieczność
3. Masz w firmie odpady niebezpieczne? O tym trzeba pamiętać
4. Zbyt dużo odpadów to również spory kłopot. Pilnuj limitów!
5. Sprawdzaj, komu przekazujesz odpady. Nie wszyscy odbiorcy mają potrzebne uprawnienia!
6. „KPO mi wystarczy…” – to błąd!
7. Wprowadzasz odpady na rynek? Pamiętaj o oznaczeniach na dokumentach
8. Przekraczasz limit zwolnienia z ewidencji? Musisz zacząć ją prowadzić!
