Prowadzenie niewielkiej firmy generuje sporo dylematów prawnych, pojawia się też mnóstwo przestrzeni, które wymagają każdego roku gruntownego sprawdzenia i odpowiedniego poukładania dokumentacji. To oczywiście ogromne wyzwanie, ale jeszcze większe czyha na kadrę kierującą rozbudowanymi przedsiębiorstwami, zatrudniającymi setki pracowników, w tym np. sieciami handlowymi. Ze względu na ich rozbudowaną strukturę – logistyczną, personalną, majątkową i biurową – poprzeczka ląduje o wiele wyżej. Nietrudno o przeoczenie, zwykły błąd, bądź brak rozeznania w najnowszych zmianach legislacyjnych. Oczywiście w takiej sytuacji kary mogą być bardzo dotkliwe!
W dzisiejszym artykule: sprawdzamy rodzaje zagrożeń związane z brakiem pozwoleń, prezentujemy trzy gotowe ścieżki: najdroższą, optymalną i ryzykowną, pokazujemy gotowe rozwiązanie, oparte o doświadczenie specjalistów.
Najpierw sprawdźmy, jakie konsekwencje mogą się zrodzić w wyniku nieodpowiedniego zabezpieczenia warstwy formalnej w firmie. Zagrożenia związane z brakiem pozwoleń Przedsiębiorca wprowadzający na rynek opakowania (również np. w formie opakowań do wysyłki produktów) ma obowiązek zgłoszenia tego faktu do BDO, a następnie prowadzenia odpowiedniej ewidencji. Jeszcze więcej formalności czeka na tych, którzy wytwarzają różnego rodzaju odpady. Sporo zagrożeń wynika też z niewiedzy oraz niedostosowania procedur do stale zmieniających się wymogów:
- Brak ewidencji odpadów: wojewódzki inspektor ochrony środowiska może nałożyć karę pieniężną od 1000, do aż 1 000 000 zł.
- Brak rejestracji w BDO, jak również brak sprawozdawczości oraz niewysłanie w terminie ich korekt: kara grzywny (do 5 000 zł) lub pozbawienia wolności, a także administracyjna kara pieniężna (od 1000 do 1 000 000 zł),
- Działania na szkodę ochrony środowiska: wg. ustawy, która weszła w życie 17 sierpnia 2022 (Dz.U. 2022 poz. 1726), przy prawomocnym wyroku sądowym ma ustalić nawiązkę w kwocie od 10 000 do 10 000 000 zł na rzecz NFOŚiGW.
To tylko niektóre z przykładów nieprzyjemności, jakie czekają na przedsiębiorców, którzy nie zauważą braków formalnych lub nie dopilnują pracowników w centrali i poza nią. Aby temu przeciwdziałać, można wykorzystać jedno z gotowych wdrożeń.
Rozwiązanie najdroższe: własny dział środowiskowy
Czy duże przedsiębiorstwo powinno inwestować we własny dział środowiskowy? To kwestia sporna: wielu specjalistów zaleci takie rozwiązanie jako bezkompromisowe, ale również sporo osób dokona szybkiego rachunku i podważy jego sens ekonomiczny. Komfort związany z wdrożeniami prawno-środowiskowymi ma bowiem kilka skutków finansowych, jasno odznaczających się w budżecie rocznym: Pensje specjalistów z dziedziny ochrony środowiska są wysokie. Według danych portalu wynagrodzenia.pl ze stycznia 2023 roku, mediana zarobków starszego specjalisty to 5500 zł brutto. Warto wiedzieć, że to badanie nie precyzuje specjalizacji – przy każdej niszy rynkowej miesięczne zarobki mogą poszybować nawet powyżej kilkunastu tysięcy miesięcznie. Dlaczego? Między innymi przez to, że osoby działające w HR mają nierzadko problem ze znalezieniem osób z odpowiednimi kompetencjami! Szkolenia to dodatkowy koszt dla przedsiębiorcy. Prawnicy potrzebują ciągłego aktualizowania wiedzy i poszerzania swoich umiejętności, w tym dostosowywania ich do wielowątkowych wdrożeń na gruncie prawa krajowego i unijnego.
Dodatkowy dział, to konieczność zorganizowania przestrzeni i narzędzi do pracy. W zależności od liczebności, wyposażenie i wydzielenie stanowisk, w tym również zapewnienie odpowiedniego oprogramowania, może znacząco pogłębić wydatki. Teoretycznie zyskujemy komfort działania „we własnym ogródku”, ale nakłady – mogące sięgać nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych miesięcznie – będą w wielu przypadkach racjonalną blokadą. Warto przy okazji zauważyć, że trudno o specjalistów z zakresu ochrony środowiska działających w profilu uniwersalnym, więc koordynacja działań biznesowych na wielu frontach będzie wymagała również fragmentacji samych stanowisk.
Rozwiązanie ryzykowne: audyt wewnętrzny i baczna obserwacja zmian
Mając na uwadze powyższe koszty, część przedsiębiorców decyduje się na wzięcie spraw we własne ręce. Polega to na rozdzieleniu zadań dotyczących rozliczeń w zakresie wprowadzonych opakowań na polski rynek, logistyki odpadowej oraz spełnienia wymogów prawnych, pomiędzy pracowników różnych działów, zarówno wyższego, jak i niższego szczebla. To zdecydowanie najtańsza opcja, ale też bardzo ryzykowna: jeden błąd może pociągnąć za sobą lawinę innych. Nierzadko zadania powiązane z monitoringiem tego, czy firma posiada odpowiednie pozwolenia, są przerzucane na księgowość, a jeszcze częściej dział BHP.
O kompletność dokumentacji mają dbać lokalnie kierownicy placówek oraz regionu, a następnie komunikować do centrali wszystkie niezbędne działania, naruszenia i problemy. To właśnie w tym miejscu następuje najwięcej nieporozumień i ewentualnych braków, które mogłyby w szybkim tempie zostać wychwycone przez doświadczonych specjalistów. Jako że łańcuch ten jest niepełny, to można liczyć jedynie na przytomność umysłu specjalistów BHP oraz wysokie kompetencje nadzorcze menedżerów. Co w momencie, gdy zabraknie wiedzy prawnej?
Rozwiązanie optymalne: outsourcing zadań
Trzeci sposób ma za zadanie zarówno zoptymalizować koszt obsługi prawnej, jak i wypełnić luki kadrowe w kilku miejscach w firmie. Jest to niezwykle popularna metoda prowadzenia działań nie tylko w obrębie gospodarki odpadami, ale też w innych dziedzinach. Moda na outsourcing ma solidne podstawy ekonomiczne, ale do poprawnego działania całego mechanizmu warunek jest jeden: kooperacja z właściwym partnerem biznesowym – zaangażowanym, doświadczonym i umiejącym szybko reagować. Zatem które „luki” można zapełnić specjalistami z zewnątrz? Oto najważniejsze obszary: Audyt dotychczasowych działań. Kontrola już wdrożonych schematów i norm, to podstawa do odnalezienia problemów i ewentualnych braków wśród pozwoleń.
Doradztwo prawne w centrali firmy oraz w ośrodkach lokalnych. Punktowe docieranie do osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy realizacji zadań, to najlepsza metoda na eliminację „słabych ogniw”, np. poprzez intensywne szkolenie lub odpowiedni podział nadmiaru zadań. Kontrola procesów przepływu informacji. Po sumiennym rozpoznaniu i rozplanowaniu niezbędnych czynności firma zewnętrzna powinna przejść do etapu kontroli i dalszego doradztwa. Stale zmieniające się przepisy, roszady personalne w centrali, wprowadzenie nowych jednostek do obiegu – to wyzwania, które pojawiają się zawsze w dynamicznych i dobrze rozwiniętych projektach. Dysponując takim zaangażowaniem po stronie partnera zewnętrznego, można liczyć na bardzo dobry przelicznik finansowy względem prowadzonych czynności, a jednocześnie zyskać pewność, że firma nie będzie narażona na kary związane z niedopatrzeniami formalnymi.
Nie wiesz od czego zacząć? Potrzebujesz audytu? Zgłoś się do specjalistów ZEME!
Zgodnie z obietnicą, prezentujemy też gotowe rozwiązanie: zatrudnienie gotowego do działania, komunikatywnego, dysponującego najświeższą wiedzą zespołu fachowców ZEME!
Jeśli w twojej firmie zachodzi potrzeba prowadzenia dokumentacji (a prawdopodobnie tak właśnie jest) związanej z recyklingiem, odpadami, opakowaniami i kwestiami dotyczącymi ochrony środowiska, to możesz śmiało skorzystać z naszego know-how: współpracujemy z dużymi przedsiębiorstwami – najczęściej liderami rynku – w Polsce i za granicą, zatrudniamy osoby wyspecjalizowane pod kątem prawnym, które stale aktualizują swoją wiedzę i przechodzą kompleksowe szkolenia, mamy w pamięci kilkadziesiąt różnych case studies, co daje nam możliwość trafnego reagowania w naprawdę szybkim tempie, doskonale poruszamy się w specyfice działań prowadzonych przez sieci handlowe, monitorujemy logistykę i usprawniamy kontakty z innymi partnerami zewnętrznymi, możemy odpowiednio przeszkolić pracowników twojej firmy, aby sprawy prowadzone w centrali były kończone zawsze z sukcesem.
W Polsce nie ma bardziej doświadczonego i wyspecjalizowanego w tej dziedzinie zespołu niż stale rozwijające się ZEME! Dzielimy się wiedzą, rozwiązujemy problemy i wdrażamy metody zapobiegania, wszystko według indywidualnie ustalanego zakresu usług. Zapraszamy do wyboru najdogodniejszej ścieżki porozumienia się z nami – osobiście, mailowo, telefonicznie – w zakładce kontakt na górze strony!
