Jednym z obowiązków przedsiębiorcy wytwarzającego odpady bądź gospodarującego nimi, jest stworzenie rocznego podsumowania. Nie jest to tylko wewnętrzna informacja, a bardzo ważny dokument, którego zgodność będzie poddana weryfikacji przez organ kontrolujący. Już teraz warto zyskać wiedzę na temat tego, czym jest roczne sprawozdanie BDO.
W tekście odpowiemy na następujące pytania:
Kto musi złożyć sprawozdanie roczne, a kogo ono nie dotyczy?
O których terminach trzeba pamiętać, czego trzeba się nauczyć?
Jakie są kary dla tych, którzy tego nie zrobią?
Jak można w 2 kliknięciach stworzyć gotowe i bezbłędne sprawozdanie?
Szczególnie ostatnia część jest godna uwagi, bo opisujemy w niej usługę całkowicie zmieniającą sposób działalności przedsiębiorcy w obrębie dokumentacji BDO.
Kto musi pamiętać o sprawozdaniu rocznym BDO?
Sprawozdanie roczne jest obowiązkowe dla: wszystkich podmiotów zobowiązanych do prowadzenia ewidencji odpadów w ramach BDO oraz tych, których działalność związana jest z gospodarowaniem odpadami.
Nie muszą go składać: te podmioty, które nie są zobowiązane do prowadzenia ewidencji odpadów, jak również te, które są zobowiązane do prowadzenia ewidencji w odniesieniu do wytwarzanych odpadów, lecz w poprzednim roku nie prowadziły takiej działalności (przedsiębiorstwa te nie będą musiały składać „sprawozdania zerowego”). Podobnie sprawa wygląda w przypadku podmiotów gospodarujących, które w roku sprawozdawczym nie odnotowały takiej aktywności.
Jakie są terminy związane z przygotowaniem sprawozdania?
Należy zapamiętać ostateczny termin, czyli 15 marca każdego roku. Właśnie do tego dnia należy rozliczyć poprzedni rok kalendarzowy – i chociaż większość przedsiębiorców czeka na ostatni moment, to zdecydowanie warto się pochylić nad sprawą nieco wcześniej i mieć ten obowiązek dopełniony przed czasem.
Po złożeniu deklaracji, zawierającej między innymi wszystkie masy i rodzaje wytworzonych odpadów, trzeba poczekać do 30 września na ewentualne wezwanie do korekty sprawozdania. Marszałek województwa w takim piśmie wskaże ostateczną datę nadesłania poprawnego dokumentu (maksymalnie 14 dni od daty otrzymania), terminu tego nie wolno przekroczyć.
Jakie informacje powinny znaleźć się w sprawozdaniu?
Czy każdy korzystający z BDO będzie miał taki sam zakres obowiązków? Odpowiedź brzmi: nie, jest on inny w zależności od wykonywanej działalności. Do innych czynności są zobligowani przedsiębiorcy zajmujący się demontażem pojazdów, zbierający zużyty sprzęt lub zajmujący się odzyskiem innym niż recykling. Takich przykładów jest więcej, ze szczegółami można zapoznać się w ramach tego zestawienia, stosując się do wskazówek ustawodawcy.
Mając na uwadze podmioty, które wyłącznie wytwarzają odpady – i jednocześnie nie prowadzą działalności w zakresie zbierania i/lub przetwarzania odpadów – ZEME często spotyka się z pytaniem: “czy jeśli nie przekazaliśmy żadnych odpadów w poprzednim roku, to musimy składać sprawozdanie roczne?”. Przedsiębiorcy ci mylnie skupiają uwagę na odpadach, które zostały przekazane innym podmiotom w roku sprawozdawczym, a nie na odpadach wytworzonych. A przecież to właśnie tych wytworzonych przez nich odpadów dotyczy przedmiotowe sprawozdanie! W tym miejscu warto wspomnieć, że strona rządowa przygotowała całkiem obszerną bazę wiedzy dotyczącą poprawnego korzystania z dostarczanych przez nią narzędzi. Co najważniejsze, jest ona przygotowana w postaci poradników wideo, czyli w najbardziej przystępnej formie. Poniżej przedstawiamy film zawierający podstawowe informacje, a resztę poradników można znaleźć na stronie rządowej w dziale siódmym „Sprawozdania o wytwarzanych odpadach i o gospodarowaniu odpadami”.Film instruktażowy dotyczący sprawozdania rocznego
Jakie kary za brak rocznego sprawozdania BDO?
Niedopełnienie obowiązków przez podmioty, które powinny złożyć zeznanie, będzie skutkowało nałożeniem kar przez odpowiednie organy. O to, jakie są konsekwencje dla przedsiębiorców, zapytaliśmy ekspertkę ZEME, Annę Michalską-Gawin:
Kto i jakie kary może nałożyć za brak sprawozdania rocznego?
Jeżeli podmiot obowiązany do sporządzenia rocznego sprawozdania o wytwarzanych odpadach i o gospodarowaniu odpadami nie składa tego sprawozdania, podlega karze grzywny, która może wynosić od 20 do 5000 złotych.
Nie przewidziano natomiast kary za złożenie ww. sprawozdania niezgodnego ze stanem faktycznym. W takiej sytuacji marszałek województwa wzywa za pośrednictwem BDO do jego korekty. Dopiero wówczas, gdy korekta sprawozdania nie zostanie złożona w wyznaczonym terminie, jest to traktowane jako niewykonanie obowiązku przekazania sprawozdania.
Z racji tego, że w tym przypadku mamy do czynienia z karą grzywny, wszystko wskazywałoby, że jest ona nakładana przez sąd. Niemniej jednak podkreślenia wymaga, iż w sprawach o wykroczenia ustawodawca przewidział postępowanie mandatowe. Do ich nakładania są uprawnieni m.in. Inspektorzy Inspekcji Ochrony Środowiska i to oni w praktyce nakładają grzywnę w drodze mandatu karnego za brak złożenia przedmiotowego sprawozdania.
Co powinien zrobić przedsiębiorca, który zorientował się, że przekroczył ustawowy termin?
Złożyć je niezwłocznie, nie czekając na wezwanie. Z mojego doświadczenia wnioskuję, że zawsze okolicznością łagodzącą jest fakt, że podmiot sam zauważył u siebie nieprawidłowości i chce je naprawić, zanim wykaże je organ. Nawet jeśli nie uda się uniknąć kary, to pamiętajmy, że jej wysokość ma charakter uznaniowy i zależny od stopnia winy zobowiązanego do prowadzenia sprawozdawczości.
Jeśli spełnisz ten warunek, to 2024 roku sprawozdanie utworzysz dwoma kliknięciami
Oczywiście z powodzeniem można skorzystać z rządowego systemu do obsługi BDO, który oferuje wszystkie niezbędne funkcje, aby prowadzić zgodnie z prawem dokumentację związaną z odpadami. W przypadku niewielkich wytwórców i jednoosobowych podmiotów takie rozwiązanie może okazać się optymalne, jednak problem pojawia się w przypadku średnich i większych przedsiębiorstw. Są to nierzadko podmioty o rozproszonej strukturze, z mnóstwem filii, z których każda generuje osobną dokumentację. Na koniec roku wszystkie te dane trzeba zebrać, a potem umieścić w rocznym sprawozdaniu.
Pojawiają się kwestie związane z:
koniecznością sprawdzenia setek kart KPO z zeszłego roku,
wpływem sumiennego prowadzenia ewidencji KEO – wszystkie braki i informacje pozostawione do sporządzenia „na później” będą utrudniać prawidłowe sporządzenie dokumentacji rocznej,
ręcznym sposobem wpisania danych do sprawozdania.
Problemem jest zatem to, że tworzenie sprawozdania – w zależności od skali prowadzonej działalności oraz ilości odpadów – może pochłonąć wiele godzin pracy. Osoby odpowiedzialne są też narażone na ewentualność popełnienia błędów, jeśli tylko na którymkolwiek ze wcześniejszych etapów nastąpił np. brak w ewidencji.
Rozwiązaniem gwarantującym oszczędność czasu oraz większy udział automatyzacji w procesach związanych z obsługą BDO jest możliwość skorzystania ze stale rozwijanego narzędzia ZEME 360, które w 2024 roku zyska nową, przełomową funkcję.
Będzie to możliwość wygenerowania rocznego sprawozdania nawet dwoma kliknięciami i to niezależnie od jego objętości. Praca nad tym obowiązkiem zostanie tym samym z wielu godzin (lub nawet dni), do zaledwie kilkunastu sekund. Beneficjentami tego rozwiązania będą obecni, a także przyszli użytkownicy platformy ZEME 360.
Jak to działa?
Warunkiem do pełnego wykorzystania automatyzacji sprawozdania rocznego BDO, jest prowadzenie dokumentacji z poziomu panelu ZEME 360. Przedsiębiorca przez cały rok wygodnie wystawia karty KPO, na podstawie których automatycznie tworzona jest ewidencja KEO. Oczywiście wprowadzone dane można filtrować i zmieniać masowo (czego nie daje rządowy system), jeśli tylko pojawi się potrzeba wprowadzenia jakichkolwiek korekt.
Następnie wszystkie zgromadzone przez cały rok w systemie informacje są odpowiednio podstawiane do raportu rocznego, tuż po wywołaniu takiej funkcji przez użytkownika. Dzięki tej metodzie można mieć pewność, że wszystkie dane będą zgodne i aktualne.
Obowiązek sporządzenia rocznego sprawozdania dotyczy każdego dużego przedsiębiorcy, który jest wytwórcą odpadów bądź aktywnie gospodaruje nimi. Nie wolno zapominać o konieczności złożenia takich dokumentów, ponieważ można narazić się na wysokie kary. Warto za to pomyśleć o wprowadzeniu szeregu usprawnień związanych z obsługą BDO w firmie – takim narzędziem jest intuicyjne i proste w obsłudze ZEME 360, dostępne w postaci wygodnej platformy online. A już niebawem, bo w 2024 roku, wszyscy użytkownicy będą mogli skorzystać z generowania raportów rocznych zaledwie dwoma kliknięciami.
