Automatyzacja obsługi wniosków o DPR pozwoliła Indoramie zaoszczędzić czas, wyeliminować ryzyko błędów i podnieść komfort pracy zespołu.
Manualna i żmudna obsługa 200 wniosków kwartalnie
Indorama Ventures Recycling Poland, jeden z liderów recyklingu PET w Polsce, co kwartał obsługuje około 200 wniosków o Dokument Potwierdzający Recykling (DPR). Aż 80% z nich pochodzi z gospodarstw domowych, co dodatkowo komplikuje proces. Wiele wniosków jest składanych nie na Organizację Odzysku Opakowań (OOO), lecz bezpośrednio na podmioty wprowadzające opakowania na rynek. Czasami też dokumenty od jednego dostawcy trzeba dzielić na dwa osobne DPR. Wszystkie te 200 wniosków obsługuje w Indoramie jedna osoba.
Dotąd pracowała na Excelu i ręcznie sprawdzała dane na wnioskach, a następnie wypełniała dane i wystawiała DPR. Zajmowało to dużo czasu, energii i skupienia.
“Długo szukaliśmy rozwiązania, które pomogłoby nam usprawnić ten żmudny proces. Testowaliśmy kilka dostępnych na rynku narzędzi, ale nie zdawały egzaminu. A potrzeba stała się szczególnie paląca, kiedy dwukrotnie zwiększyła się nam liczba obsługiwanych wniosków. Obsługiwanie ich ręcznie pochłonęłoby zbyt dużo czasu.”
- Mateusz Wyporek, Operations Manager w Indoramie
Jednocześnie dla Indoramy kluczowa jest jakość: od lat firma pozytywnie przechodzi audyty i kontrole związane z DPR. Stąd firmie zależało na automatyzacji, ale tylko przy utrzymaniu tego wysokiego standardu.
Przejście na ZEME 360
Dobrze rozplanowane wdrożenie i intuicyjny interfejs platformy pozwoliły zespołowi Indoramy bardzo szybko rozpocząć korzystanie z ZEME 360 w praktyce. Narzędzie dopasowaliśmy też do specyficznych potrzeb Klienta.
Do najbardziej cennych usprawnień należą:
Automatyczne zaciąganie danych firmy w polu “Na kogo”: wystarczy wpisać pierwsze 3 znaki nazwy firmy, NIP lub numer BDO (ta funkcja była szczególnie potrzebna, gdyż część wniosków, które obsługuje Indorama, jest właśnie na firmy, nie na OOO). Pozwala to uniknąć błędów i przyspieszyć proces,
Możliwość korygowania DPR-ów w platformie,
Filtrowanie wniosków po MPD i numerze wewnętrznym.
“Bardzo doceniamy otwartość zespołu ZEME 360 na sugestie i szybkość reagowania. Pozytywnie nas to zaskoczyło. Platforma jest intuicyjna i prosta w obsłudze: od razu wiadomo, co robić.”
- Mateusz Wyporek, Operations Manager w Indoramie
Indorama rekomenduje również korzystanie z ZEME 360 swoim partnerom - wówczas zarówno wystawianie wniosków, jak i ich obsługa, trwają kilka sekund, a każda ze stron widzi w systemie podgląd statusu wniosku. To usprawnia komunikację oraz zapewnia transparentność.
Efekty
W III kwartale 2024 r. Indorama zautomatyzowała 70% wniosków o DPR za pomocą ZEME 360. W kolejnym kwartale firma planuje osiągnąć pełną automatyzację.
Czas obsługi wniosków skrócił się o 60%.
Przy skróceniu czasu obsługi, DPR wystawione są bezbłędnie.
Lepsza organizacja pracy: cyfrowe archiwum DPR i automatyzacja wpisywania danych znacząco odciążyły pracowników.
“Obsługa wniosków o DPR z ZEME 360 to inna kultura pracy, inny poziom. Bardzo doceniamy automatyzację obsługi wniosków: dane rejestrowe zaciągane z BDO, których nie trzeba przepisywać, praktycznie gotowe dokumenty DPR do wystawienia - to naprawdę ułatwia życie.”
- Mateusz Wyporek, Operations Manager w Indoramie
